4 Langkah Memperbaiki Proses Bisnis
Tren bisnis ditandai dengan customer oriented, kompetisi yang kompleks dan penggunaan teknologi informasi, sehingga ada 3 hal yang harus dilakukan agar bisnis kamu dapat tetap unggul dalam bersaing. Apa itu? yaitu membuat proses bisnis yang didasarkan atas dasar kebutuhan konsumen, program-program bisnis diturunkan dari tujuan strategis perusahaan, dan menerapkan teknologi yang memiliki efektifitas biaya (cost effectives).
Para vendor vendor yang mengeluhkan beberapa perusahaan besar karena proses pembayaran yang sangat telat, penyebabnya adalah birokasi dan proses bisnis yang berbelit-belit. Oleh sebab itu proses bisnis perusahaan perlu untuk dievaluasi dan diperbaiki.
Berikut ini merupakan langkah-langkah dalam melakukan perbaikan proses:
1. Petakan
Sebuah organisasi perlu untuk memetakan proses yang dilakukan (as is condition), tujuannya ialah untuk dijadikan bahan evaluasi dan dasar dalam melakukan perbaikan proses.
Salah satu yang paling sering dipakai untuk melakukan pemetaan proses adalah dengan menggunakan IDEF 0.
Cara lain yang lebih mudah, yaitu memetakan proses dengan menggunakan Ishikawa – Mathiyas Thaib Diagram. Metode rancangan CEO Alomet & Friends Mathiyas Thaib ini memodikasi diagram tulang ikan dalam memetakan proses.
Manfaat lain dibuatnya suatu peta proses bisnis organisasi adalah terlihatnya aliran kerja yang lintas fungsi yang sering disebut proses horizontal.
2. Analisis
Peta proses yang ada kemudian dianalisis untuk menentukan proses mana yang akan diperbaiki.
Terdapat 3 cara untuk memilih proses yang akan diperbaiki.
(1) Pertama, memilih proses yang bermasalah. Contohnya adalah proses pengembangan produk baru. Jika sudah 5 tahun belum ada produk yang dihasilkan, maka itulah proses bermasalah.
(2) Kedua, proses utama yang berhubungan langsung dengan konsumen eksternal. Suara konsumen menjadi input dalam pemilihan proses yang perlu diperbaiki.
(3) Ketiga, yang paling layak (feasible) untuk diperbaiki. Hal ini akan membangkitkan semangat untuk memperbaiki proses-proses yang lebih sulit lagi.
3. Desain
Tahap selanjutnya adalah merancang proses perbaikan (should be condition). Pada tahap ini dirancang suatu proses baru dengan memperhatikan parameter-parameter proses yang ditetapkan. Parameter-paramater tersebut dapat berasal dari persyaratan pelanggan (customer requirements).
Rancangan proses baru juga mungkin perlu disertai dengan adanya perubahan kebijakan dan pengendalian proses yang dianggap perlu.
4. Implementasi
Tahap penerapan dari apa yang telah dirancang pada tahap sebelumnya. Memberikan pelatihan kepada karyawan, perubahan tata letak kerja, penggunaan internet adalah beberapa hal yang mungkin diperlukan untuk melaksanakan proses yang baru dirancang ini.
Tipe organisasi yang paling adaptif dalam menerapkan perubahan proses adalah organisasi berbasis proses.
Sumber referensi:
“Empat Langkah Perbaiki Proses Bisnis“, www.indonesiana.id
