Apakah Suatu Event Mengalami Kesuksesan atau Kegagalan? Itulah Pentingnya Perencana Acara dalam Team Work
Kita pasti sudah tidak asing dengan event organizer atau biasa disingkat dengan istilah EO, dimana tugas dari EO adalah merencanakan dan melaksanakan suatu acara baik itu formal maupun non formal agar berjalan dengan baik. Bisnis dibidang jasa ini cukup populer terutama di kalangan anak muda yang memiliki segudang ide kreatif yang sedang menggebu-gebu. Apalagi saat ini pengguna dari jasa event organizer ini cukup banyak peminatnya, mulai dari kalangan orang biasa hingga dipakai dalam acara perusahaan. Melihat peluang tersebut tentu saja tidak akan disia-siakan begitu saja, buktinya saat ini berbagai event organizer banyak bermunculan dan mudah ditemui. Job desk dari EO sendiri tidak hanya terbatas pada satu acara saja namun bisa digunakan di berbagai acara apa saja mulai dari acara pernikahan, ulang tahun, konser music dan masih banyak lagi.
Namun untuk membuat bisnis ini tentunya bukanlah hal yang mudah, karena diperlukan pengalaman hingga relasi yang mumpuni agar EO yang dibuat menarik dimata para client. Butuh kerja keras untuk membuat citra yang dapat dipercaya dan selalu dicari, agar nantinya bisnis yang dibuat tidak sia-sia dan mampu bertahan di persaingan global seperti sekarang ini. Dalam menjalankannya pun bisa dilakukan secara bertahap dan tentu saja terencana. Dimana yang penting dalam pekerjaan ini adalah bagaimana membuat teamwork yang baik dan mampu bekerja dimanapun serta dengan kondisi apapun. Yang mana di dalam team work diperlukan koordinator sebagai leader/pemimpin/perencana acara yang diharapkan bisa mengkoordinasi timnya dengan baik dan berjalan dengan semestinya.
Seorang perencana acara atau koordinator acara menjadi hal yang sama pentingnya dengan satu kesatuan tim di dalam sebuah acara, karena sukses dan gagalnya suatu acara akan dipertaruhkan. Dimana perencana acara memiliki peran untuk mengambil setiap keputusan yang tentunya telah dimusyawarahkan dengan anggota lainnya. Dimulai dari brainstorming atau perencanaan acara yang menjadi tonggak penting suatu acara yang akan dibuat. Perencana acara harus mampu mengkoordinir jalannya meeting yang dilakukan dan berusaha memberikan pengaruhnya agar para anggota bisa memberikan ide kreatif sehingga konsep acara yang dibuat bisa segera direalisasikan. Setelah itu pun perencana acara harus bisa menentukan divisi untuk menyederhanakan job desk yang akan dilakukan sesuai dengan konsep acara yang telah dibuat dan tentunya dapat berjalan dengan lebih efektif. Melihat hal ini perencana acara memerlukan pemahaman yang mendalam terhadap tim yang telah dibuat sehingga ketika eksekusi yang nantinya dilakukan sesuai dengan tujuan yang telah disepakati bersama serta tidak keluar jalur dari konsep acara yang telah ada.
Divisi-divisi inilah yang nantinya turut membantu perencana acara atau koordinator di dalam menyukseskan acara yang telah direncanakan. Perencana acara memiliki andil yang besar di dalam pengambilan keputusan di setiap kendala yang terjadi di setiap divisi, mulai dari acara inti dari event yang diselenggarakan, proses pendanaan yang cukup rumit, promosi event kepada khalayak sesuai dengan segmentasi yang telah dibuat, berbagai ke-hectican yang akan terjadi pada saat acara berlangsung hingga evaluasi yang dilakukan pasca acara berlangsung yang mana perencana acara bertanggung jawab dalam mengevaluasi berbagai divisi hingga evaluasi terhadap jalannya acara tersebut sehingga kedepannya segala kendala yang sempat terjadi tidak akan terulang kembali.
Dari hal yang dijabarkan tersebut tentu saja menjadi seorang perencana acara bukan hal yang mudah, diperlukan pengalaman dibidang organisasi, kepemimpinan, komunitas atau bahkan dibidang event organizer itu sendiri saat menjadi tim yang membantu suatu acara. Pengalaman-pengalaman tersebut bisa loh menjadi kualifikasi yang dimasukkan dalam membuat sebuah resume. Banyak referensi resume perencana acara yang digunakan untuk personal branding, hal ini nantinya dapat membantu meningkatkan kualifikasi kita di dalam curriculum vitae (CV) yang kita punya. Karena dalam pekerjaan ini dibutuhkan effort yang begitu besar serta kontribusi yang dilakukan dengan penuh tanggung jawab. Dimana suksesnya suatu acara memiliki tanggung jawab dan peranan penting dari seorang perencana acara.
Pada dasarnya menjadi perencana acara adalah suatu pekerjaan yang menyenangkan walaupun penuh tantangan dan kerja keras. Karena di dalamnya kita akan diajarkan dengan sendirinya bagaimana menjadi pemimpin yang baik sehingga mampu membawa team work yang dibentuk menjadi team work yang solid dan dapat bekerja sama dengan semestinya. Selain itu rasa tanggung jawab pun dipertaruhkan dalam pekerjaan ini, dimana dengan adanya tanggung jawab yang besar tentu menjadi poin utama dalam pengambilan segala keputusan yang berkaitan dengan suksesnya acara yang sedang dibuat. Untuk itu menjadi perencana acara bukan hanya sekedar memimpin namun belajar memahami segala struktur dan tahapan yang menanti di dalam pekerjaannya yang mana hal tersebut sebenarnya sangat relate di dalam kehidupan sehari-hari.
